Sedm nejčastějších otázek o inkasu v logistice
Vysvětlíme Vám, jak to funguje a kdo zaplatí výdaje.
Objednávka je vyexpedována a faktura vystavena. Platba na účtu však chybí.
Jednou z možností, jak nakládat s liknavými plátci, je využití inkasní kanceláře. S tím je ale spojena řada nejasností.
V tomto článku odpovíme na sedm nejčastějších otázek, které si řada zákazníků klade před tím, než se rozhodne inkasní službu využít.
Obsah:
- Kolik upomínek je nutno odeslat před tím, než se obrátím na inkasní službu?
- Co dělá inkasní kancelář?
- Jakým způsobem pověřím inkasní firmu?
- Jak funguje inkasní řízení?
- Co inkasní kancelář nemůže?
- Jak vysoké poplatky za inkaso zaplatím?
- Kdo uhradí poplatky za inkaso?
Pohledávky jsou, není-li ve smlouvě stanoveno jinak, splatné ihned. Přesto však dochází k tomu, že faktura není uhrazena. Důvody mohou být různé, důsledky jsou však nepříjemné pro všechny strany. 30 dní po splatnosti nastává prodlení. Jako věřitel pak máte možnost učinit další kroky a obrátit se například na inkasní kancelář, abyste se dostali ke svým penězům. Přitom byste měli vědět toto:
1. Kolik upomínek je nutno odeslat před tím, než se obrátím na inkasní službu?
Podle směrnice EU již není nutno zasílat po uplynutí platební lhůty upomínky. Zadavatel je okamžitě v prodlení a v tom případě se již lze obrátit na inkasní firmu.
Upomínku již zasílat nemusíte, pro zachování obchodního vztahu je to však jistě dobrý krok. Pokud však ani po zaslání druhé výzvy k úhradě dlužník nereaguje a faktura není uhrazena, lze zvážit služby profesionální správy pohledávek.
2. Co dělá inkasní kancelář?
Inkasní kancelář prověří skutkový stav na obou stranách a může jednat jako neutrální prostředník. Zkontroluje předložené doklady a může poskytnout informaci o tom, zda se jedná o nespornou pohledávku.
Takováto profesionální správa pohledávek dále pomáhá svým zákazníkům k jejich penězům a přebírá korespondenci s dlužníkem. Cílem je věc vyjasnit a/nebo dosáhnout úhrady pohledávky. Mimoto je takováto firma oprávněna sjednat na přání věřitele alternativní způsoby úhrady.
Inkasní služba smí být při vymáhání peněz aktivní. To konkrétně znamená, že může dlužníka vyzvat, aby pohledávky uhradil.
3. Jakým způsobem pověřím inkasní firmu?
O své vlastní pohledávky se samozřejmě můžete postarat sami. TIMOCOM za tímto účelem vytvořil článek, který obsahuje tři rady pro správu pohledávek. Jeho součástí je také kontaktování zákazníka a připomenutí platby. Je však rozumné se obrátit na někoho, kdo má v tomto ohledu zkušenosti nebo - což je ještě lepší - se na tuto oblast specializuje. Speditéři a logistici by při výběru takového poskytovatele měli mít na zřeteli některé údaje. Službu lze zpravidla snadno objednat dopisem nebo online formulářem. Aby inkasní služba mohla dělat svou práci, je potřeba předložit doklady o pohledávkách. Tedy faktury, které nebyly zaplaceny, dopravní smlouvu nebo podobně. Jsou-li tyto dokumenty k dispozici, musí zákazník objednávku inkasní služby ještě potvrdit. Pak může inkasní tým začít s profesionální správou pohledávek.
4. Jak funguje inkasní řízení?
Po potvrzení objednávky a předložení všech důležitých dokumentů, které případ dokládají, inkasní firma celou věc prověří.
Zkontroluje, zda jsou podklady věcně správné. Byla splatnost 30 dní skutečně překročena? Byla reklamována škoda? Faktura není zaplacena? Inkasní služba na základě dokladů zkontroluje, zda je pohledávka nesporná a oprávněná.
Následně zkontaktuje dlužníka. Ten má možnost se k věci vyjádřit a zaujmout stanovisko. Pohledávku může potvrdit nebo vyvrátit a předložit své doklady. V rámci korespondence lze například sjednat také splátky nebo dílčí platby.
5. Co inkasní kancelář nemůže?
Inkasní služba nemůže přijímat právní rozhodnutí, nemůže tedy někoho k něčemu odsoudit nebo sama požadovat od dlužníka přímou platbu. Může dlužníka vyzvat, aby uhradil pohledávku, je-li tato pohledávka nesporná. Je-li pohledávka oprávněná, musí dlužník neuhrazenou platbu věřiteli zaplatit.
Inkasní firma tedy nemá žádná jiná práva než původní věřitel. Pouze za něj jako poskytovatel služby vyřizuje korespondenci s dlužníkem. Inkasní firma sice má právní znalosti, aby mohla ve věci působit, nejedná se však o právního poradce. V případě, že věc je nutno projednat u soudu, je inkasní služba vyloučena.
6. Jak vysoké poplatky za inkaso zaplatím?
Pokud se logistická firma rozhodne využít služeb profesionální správy pohledávek, je výše výdajů za tyto služby omezená. Částka se řídí tabulkou poplatků za advokátní služby, která uvádí pevnou částku. Poplatek za zpracování inkasního případu činí polovinu až maximálně dva a půl násobek poplatku. Základem pro jeho výpočet je výše pohledávky. Dokonce i v obtížných nebo mimořádně náročných případech zákazník uhradí maximální administrativní poplatek x 2,5. Často je ale účtována střední hodnota 1,3. Zní to sice složitě, výši poplatku lze ale rychle vypočítat.
Příklad: Vycházejme z toho, že nebyla uhrazena provedená doprava. Fakturovaná částka činila 500 euro. Inkasní poplatky za tento středně závažný případ činí 1,3násobek advokátního tarifu a činí 58,50 euro.
7. Kdo uhradí poplatky za inkaso?
Neuhrazené faktury mají hodně důvodů, liknaví plátci by však měli vědět, že jejich důsledkem jsou další výdaje. Například s napsáním a zasíláním upomínek jsou spojeny další administrativní a finanční výdaje. Věřitel může požadovat, aby výdaje spojené s vymáháním peněz zaplatil v plné výši dlužník.
Směrnice EU stanoví jasná práva a povinnosti, co dělat v případě nezaplacení faktury. Právní detaily týkající se úhrady výdajů jsme pro Vás shrnuli v tomto příspěvku na blogu TIMOCOM. Tyto znalosti jsou v tak mezinárodním odvětví, jakým je logistika, obzvláště důležité.
Shrnutí
Neuhrazené faktury musí být samozřejmě zaplaceny, zejména s ohledem na obchodní vztah založený na důvěře. Stane-li se, že toto pravidlo neplatí, je důležité znát svá práva a možnosti. Chcete-li vymáhání pohledávek svěřit do rukou odborníků, je využití inkasní služby dobrou volbou.
V dopravě a logistice je vymáhání pohledávek vzhledem k mezinárodnímu charakteru a mnohojazyčnosti všech aktérů velkou výzvou. Služba Mezinárodní inkaso společnosti TIMOCOM se proto specializovala na celoevropskou péči o své zákazníky. Ve 27 jazycích vystupuje jako neutrální zprostředkovatel a pomáhá v jednání s liknavými plátci.
Mohlo by Vás také zajímat:
Stručný přehled Vašich práv a povinností v případě opožděných plateb