Zvyšte a zajistěte si likviditu

Výzvy pro dopravní firmy

Zajištění finančního toku a s tím spojený náročný úkol udržení platební schopnosti, je zejména v aktuální době citlivé téma. Kolísání konjunktury a trvale se měnící situace na trhu jsou velkou výzvou. Dopravní firmy mají navíc často velké částky v oběhu a současně musí zajistit, aby se jim peníze zase vrátily zpět. Zejména v logistice se pracuje s nízkými maržemi a není snadné tvořit rezervy. S nezaplacenými fakturami mohou brzy nastat finanční problémy.

Právní stav je přitom jednoznačný: Podle platné evropské směrnice musí být náklady na přepravu zaplaceny do 30 dnů. Obvyklá splatnost je ale pořád ještě 60 dní, což může zejména nyní, v době koronavirové pandemie, přinášet mnoha firmám problémy.

Výzvy pro dopravu a logistiku

Digitalizace je obrovský trend v logistice, a to platí rovněž pro digitální vyřizování plateb. Právní expert a vedoucí inkasní služby u TIMOCOM, Alexander Oebel, řekl v rozhovoru: „Mnoho procesů v logistice lze digitalizovat ještě více. Patří mezi ně i fakturace.“ Účetnictví totiž může spolykat velké množství času, zejména evidujete-li příchozí a odchozí platby ručně. V tom případě mohou rychle vzniknout chyby.

Kromě analogových procesů navíc ve fakturaci vzniká další problém: Výkony provedené navíc nejsou podchyceny smluvně. V dopravě a logistice se stále ještě může stát, že obchodní dohody jsou založeny na vedlejších ujednáních, jako třeba v následujícím případě.

Zvoní telefon, volá zadavatel a ptá se, jestli v nákladním voze není místo ještě na jednu paletu. Cena se domluví po telefonu. Zákazník s ní souhlasí. Speditér a zákazník se rychle domluví na něčem, co by vlastně mělo být sjednáno písemně.

Po vyřízení objednávky se totiž může stát, že se objeví nesrovnalosti. Cena domluvená po telefonu pak již neplatí. Zadavatel nechce doplatek uhradit a už se z toho stává problém. Domáhat se těchto dodatečně uzavřených dohod právní cestou je obtížné.

Jak ale můžete takovýmto problémům předcházet? První tip od právního experta TIMOCOM, Alexandera Oebela: „Smluvní dodatky musí být vždy písemné a při zpracování platby vsaďte na digitální dokumenty.“ Dodací list může sloužit jako doklad o dodání i v elektronické podobě. Nemusí to být vždy originál. Elektronická správa dokumentů navíc umožňuje i digitální zpracování plateb, což významně urychluje platební procesy.

Připravili jsme pro Vás další rady, jak se ve středně- a dlouhodobém horizontu vyhnout problémům s platební neschopností.

Jak si zajistíte likviditu

Jistota plateb a ochrana před platební neschopností

Téměř každá firma se již setkala s tím, že obchodní partneři platí příliš pozdě nebo vůbec. Využít služeb advokáta je ale obtížné a většinou drahé, proto doporučujeme, abyste se předně drželi těchto pravidel:

• Vystavujte faktury včas. Mnoho firem z nejrůznějších důvodů čeká s vystavením faktury příliš dlouho. Snažte se zasílat faktury ihned po vyřízení objednávky.
• Stanovte lhůty splatnosti. Máte nárok na to, aby Vaše faktury byly zaplaceny ve lhůtě 30 dní, pokud nebylo předem a písemně sjednáno jinak. Lhůtu vždy uveďte na faktuře, aby Váš zadavatel věděl, jaká je lhůta splatnosti.
• Zůstaňte v kontaktu. V případě, že lhůty nejsou dodrženy, aktivně a věcně oslovte svého obchodního partnera. Z čistě právního hlediska není po uplynutí lhůty splatnosti zapotřebí žádná upomínka. Abyste ovšem neohrozili budoucí spolupráci, doporučujeme připomenout se telefonicky nebo dopisem.
• Pověřte inkasní kancelář. Pokud ani upomínka nepomůže k zaplacení, není nutno se platby vzdávat nebo se obracet na advokáta. Inkasní kanceláře mohou ve Vašem zastoupení uplatňovat nároky a ušetřit Vám tak čas a nepříjemnosti. Služba Mezinárodní inkaso od TIMOCOM působí pro zákazníky Smart Logistics System a je neutrálním prostředníkem ve 27 jazycích, který Vaším jménem v rámci Evropy uplatní Vaše pohledávky.
• Nechejte si zaplatit dříve. V případě, že mezi Vámi a zadavatelem došlo k nedorozumění, nemusí to znamenat konec Vašich obchodních vztahů. TIMOCOM nabízí svým zákazníkům platební službu JITpay™. S tou můžete postoupit svoje faktury za nízký poplatek firmě poskytující faktoringové služby a za objednávku, kterou jste vyřídili, dostanete zaplaceno obratem. JITpay™ se pak dále postará o rychlé a digitální vyřízení platby, Vy s tím nemáte již žádné další náklady. Faktoringovou službu můžete využít vždy, když si přejete rychlou a bezpečnou platbu.

Digitální správa objednávek

Cílem by pro obě strany mělo být, aby platební cesta byla co nejkratší. To šetří čas a nervy. Umožní Vám to především centrální, digitální správa objednávek.

Výhoda v porovnání s klasickou fakturou v papírové podobě nebo s e-mailem s různými přílohami je nasnadě: obrovská úspora času a významná redukce chyb nebo nedorozumění.

Digitální dokumenty lze zadávat, spravovat a zpracovávat rychleji. Čím je podíl ruční práce menší, o to méně náchylný k chybám je celý proces správy plateb. A také máte lepší přehled o tom, co přichází na Váš účet a co z něj odchází.

Digitální nákladní list (eCMR) jako řešení?

Mnoho logistických firem bylo přesvědčeno, že do účetnictví potřebují originální doklad o dodání včetně originální faktury. Nejpozději od koronavirové pandemie tento požadavek postupně ustupuje i ve světě dopravy. Právně je digitální nákladní list pro všechny přepravy, pro které platí CMR, závazný již od roku 2008.V aplikaci Objednávky od TIMOCOM mají dopravci například možnost bezpečně a transparentně přidávat doklady o dodání a faktury jako PDF soubory a ušetřit tak cenný čas. Také Alexander Oebel radí: „U každého procesu je potřeba ověřit, zda je možná elektronická varianta CMR“.

Peníze jsou čas a čas jsou peníze. To platí o to více pro digitální vyřizování plateb. Investujete-li do digitálních procesů, umožní Vám to snáze spravovat Vaše faktury. Díky tomu budete schopni zajistit, že platby budou chodit pravidelně a Vy se nedostanete do platební neschopnosti.

Služby od TIMOCOM Vám pomohou zajistit si likviditu a v případě obtíží se dostat ke svým penězům.  

Informujte se o inkasní službě od TIMOCOM

Mohlo by Vás také zajímat:

Co dělat v případě neuhrazených faktur?

Jak se dostat rychleji k penězům: Proč se faktoring v logistice vyplatí

Sedm nejčastějších otázek o inkasu v logistice