Mění koronavirová pandemie vyřizování plateb v logistice?
Rozhovor s Alexandrem Oebelem, advokátem společnosti TIMOCOM, Director Debt Collection & Legal Affairs
V případě překročení splatnosti faktury může zákazníkům dopomoci k jejich penězům služba Mezinárodní inkaso. Úspěch to přinese ve zhruba 86 procentech všech případů. Alexander Oebel, advokát společnosti TIMOCOM a vedoucí inkasní služby, v rozhovoru vysvětluje, proč tato služba pracuje s takovým úspěchem. Mimoto dává nahlédnout do aktuálního stavu platební morálky v logistice a přináší rady, na co je nutno dávat pozor při vyřizování plateb.
Potřebujete pomoci se správou pohledávek?
Pane Oebele, popište nám krátce Váš úkol.
V TIMOCOM mám na starosti právní oblast, zejména inkasní službu. V zásadě jde o urovnávání neshod mezi zákazníky a vyřizování právních záležitostí firmy.
A tady se již dostáváme k našemu tématu: Čím je inkasní služba poskytovaná firmou TIMOCOM tak výjimečná?
…rychlou realizací správy pohledávek a současně neutrálním vystupováním vůči všem zúčastněným. Dojde-li k neshodám mezi smluvními stranami, jejichž důvodem jsou také hranice států a jazykové bariéry, pomáháme jim v tom, aby se i dále mohli na pracovní úrovni setkávat na trhu. Našim zákazníkům se uleví, když zjistí, že mají po svém boku partnera, který umí tyto překážky překonat.
Jaké překážky to jsou?
Ze zkušenosti to nejsou nutně právnické problémy. Často jde spíše o nedorozumění v komunikaci. Obecně jsou to především mezilidské záležitosti - maličkosti, nedorozumění, bariéry. V těchto případech můžeme společně s naším mezinárodním týmem pomoci ve více než 27 jazycích. Díky naší specializaci na oblast logistiky a dopravy můžeme po dohodě se zákazníkem řešit problém přímou cestou. Na inkasní kancelář se zákazník často obrátí v situaci, kdy dlužník nereaguje a komunikace drhne. Z pozice neutrálního prostředníka umíme komunikaci mezi věřitelem a dlužníkem obnovit. K tomu případ nejprve přezkoumáme na základě dokumentů, a pak dokážeme otázky vyřešit na věcné úrovni. TIMOCOM si jako cíl stanovil zjednodušení všech logistických procesů a k tomu patří také bezproblémový platební tok.
Jak koronavirová krize změnila ekonomickou situaci mnoha dopravních firem?
Na jedné straně vidíme, že na určité obory měla aktuální situace velmi rozdílný vliv. Situace na trhu se změnila. Po některém zboží byla vyšší poptávka, po jiném žádná. Dopravci i speditéři, kteří měli dříve širší portfolio zákazníků, o objednávky z některých oborů úplně přišli. Dopravní firmy, které například přepravují potraviny, toaletní papír nebo nyní očkovací látky, zaznamenávají vyšší poptávku. Avšak i logistické a dopravní firmy musely přinejmenším dočasně minimalizovat svoje výdaje, například odstavením svého vozového parku z provozu nebo zavedením „kurzarbeit“ pro některé své zaměstnance. Na odpověď na otázku, do jaké míry státní podpory postačují, aby za často velmi nízkých marží přinesly dlouhodobou pomoc, si musíme počkat, každá firma má totiž zcela individuální nákladovou strukturu.
Změnila se platební morálka v logistice v důsledku aktuální situace?
Na trhu panuje vyšší opatrnost. Trpělivost v předfinancování služeb v rámci logistiky je nižší. Pokud dodavatel pro nějakou firmu realizoval několik přeprav, bylo v dopravě běžné, že zadavatel uhradil několik faktur společně. Pokud pak došlo k prodlením v platbách, byly tyto pohledávky také společně předávány inkasní službě, aby se o ně postarala.
To se od doby koronavirové krize změnilo. Dodavatelé po uplynutí splatnosti v případě neuhrazených plateb již nečekají tak dlouho a častěji nám předávají jednotlivé nezaplacené faktury. Celkově ale spíše zaznamenáváme zlepšení platební morálky, což prospívá hospodárnosti firem.
Ve kterých oblastech by dopravní a logistické firmy měly hledat cesty, jak optimalizovat své přepravní procesy a zlepšit svou hospodárnost?
Některým problémům se lze vyhnout. V mnoha oblastech logistiky probíhají procesy, které jsou v pozadí přepravy, stále ještě analogově. S tím souvisí, že takové procesy jsou podstatně náchylnější k chybám.
Zboží je třeba dopravit z bodu A do bodu B. To je fyzický proces, který nelze nahradit - ale analogové postupy pak většinou pokračují. Převzetí zboží je potvrzeno na dodacím listu. V tomto okamžiku začíná proces, který je pomalý a chybový, zejména ve chvíli, kdy jsou objednávky někdy čtyřikrát, pětkrát zadávány dál. Dodání je potvrzeno na nákladním listu a doklad se předá dál - každému dalšímu možnému účastníkovi přepravního řetězce. Takový klasický CMR list má čtyři průpisy, je to hlavní doklad o provedené přepravě, a tedy o splnění dodací smlouvy. Všichni, kdo se na dopravě podílí, mají proto eminentní zájem na tom, aby dostali jeden průpis v originále.
Tento doklad o dodání je ale jen zřídka kdy bezprostředně zaslán zadavateli, neboť zůstane ležet v nákladním voze a často předtím, než se řidič vrátí do kanceláře, pokračuje na další trasu. Doklady, které jsou potřebné pro vyúčtování, proto mají zpoždění hned na začátku a v důsledku toho se oddaluje také zaplacení objednávky. Tento způsob zpracování také navíc zvyšuje riziko, že doklady o nákladu nebudou dopravní firmě řádně předány. Pokud se originální dokument ztratí při zaslání poštou, lze obtížně dokázat, že přeprava proběhla. Kopie jsou při následném vyřizování často odmítány. V důsledku toho vzniká dlouhý komunikační řetězec, který může přinášet problémy. Pomoci může digitální varianta.
Jak může v aktuální situaci pomoci logistice digitalizace?
Přechod na elektronickou správu dokumentů může být pro logistiku užitečný zejména v aktuální době, neboť také u dopravců a speditérů nejsou kanceláře vždy trvale obsazeny, například v důsledku home office. Výměna papírových dokumentů je v takovýchto situacích ještě obtížnější. Naproti tomu lze digitálně spravované dokumenty zpracovávat o to rychleji. Z judikatury vyplývá, že elektronické dokumenty jsou přípustné. Také naskenovaný nebo zkopírovaný dokument má u soudu důkazní sílu, což možná není tak úplně obecně známý fakt. Pro daňovou archivaci je složka přepravy beztak většinou digitalizována.
Tento krok je tedy možno do procesního řetězce zapojit již dříve?
Otázka, kterou si pokládají všichni zadavatelé, je, zda zboží bezpečně dorazilo. Tuto odpověď může stejně tak dobře poskytnout naskenovaný dokument. Můj tip: U každého procesu je potřeba ověřit, zda je možná jeho elektronická varianta, a pokud ano, hned na začátku se na ní domluvit. V rámci sjednané splatnosti lze například elektronickou variantu použít pro umožnění případných dotazů, doplnění mezer v komunikaci a započetí lhůt splatnosti. Originál lze v případě potřeby následně poslat poštou. Cílem by pro obě strany mělo být, aby platební cesta byla co nejkratší. To šetří čas a nervy.
Myslím si, že v důsledku koronavirové doby se bude elektronické zpracování přeprav stále více prosazovat. V logistice je možné digitalizovat mnoho procesů ještě více. Mezi takové procesy patří také platební styk.
Máte dosud neuhrazenou pohledávku? Pověřte inkasní službu od TIMOCOM online a předem získejte úplný přehled o nákladech v kalkulačce poplatků.
Mohlo by Vás také zajímat:
Inkaso - úspěšná realizace: Mega Pol Trans sází na Mezinárodní inkaso od TIMOCOM
Procesy automatizace a inteligentní aplikace v logistice
Naplánujte přepravu vlastních produktů individuálně a na základě dat